È notizia recente che Shopify, società canadese di e-commerce, ha dichiarato guerra alle riunioni annullando ogni meeting con tre o più persone.
“Per molti le riunioni sono un male necessario e spesso meritano la loro cattiva reputazione, ma è possibile avere riunioni non solo efficaci, ma anche tali da dare risultati straordinari”.
Questa la promessa di “Riunioni Visuali”, il libro di David Sibbet, pioniere e autorità mondiale nella facilitazione grafica e nel pensiero visuale per i gruppi.
Secondo Sibbet la soluzione per avere riunioni efficaci risiede nell’utilizzo delle tecniche visuali. Post-it, mappe mentali e canvas, aiutano a coinvolgere i partecipanti, accendere l’immaginazione e aumentare l’intelligenza del gruppo. Aiutano insomma a ottenere grandi risultati.
Per questi motivi Sibbet ha racchiuso oltre 40 anni di attività nella facilitazione di meeting in “Riunioni Visuali”, una guida pratica che illustra tecniche, risorse e strumenti per gestire al meglio le riunioni.
Non mancano ovviamente schemi, disegni e rappresentazioni, oltre che case study di aziende di tutto il mondo. Solo un esempio? Il libro si apre con la storia reale di una delle aziende più creative di sempre, la Apple.
La struttura del libro
Secondo l’autore le riunioni seguono un ciclo, chiamato ciclo dell’apprendimento, che prevede 4 step: Immagina – Impegnati – Pensa e Agisci. Ad ognuna di queste fasi è dedicata una sezione del libro, cui si aggiunge un capitolo conclusivo.
“Le riunioni iniziano nella nostra immaginazione”.
Ogni meeting inizia prima di sedersi al tavolo della riunione. Come viene convocato ha quindi effetto sul risultato e sull’ingaggio di ciascun partecipante e anche qui l’utilizzo di tecniche visuali può fare la differenza.
Nella prima parte del libro troverai quindi le principali tecniche su come stimolare l’immaginazione al fine di far visualizzare scopi ed obiettivi. Qui scoprirai inoltre che non servono particolari capacità nel disegno per avvicinarti alle tecniche visuali e potrai cimentarti in esercizi per sbloccare la tua capacità creativa.
Il secondo ingrediente fondamentale per una riunione efficace è poi il coinvolgimento.
Ma come stimolare la partecipazione in un meeting?
Tra le pagine del libro troverai alcuni utili consigli. Io ho scelto le mie 3 regole d’oro:
Regola numero 1: si parte dall’ascolto.
Regola numero 2: utilizza annotazioni grafiche e immagini.
Regola numero 3: rispondi alle domande secondo lo schema del coinvolgimento.
Lo schema del coinvolgimento è un modello elaborato negli anni Settanta da Gibb, Weisbord ed Drexler secondo il quale le persone che partecipano ad una riunione si pongono tre domande in sequenza:
- “Perché siamo qui”
- “Chi sei tu?” E conseguentemente “Cosa vuoi da me con questa riunione?”
- “Cosa facciamo” e “Come facciamo a farlo?”
“il modello ci dice che le persone vanno avanti solo quando ottengono risposta alle loro domande, ma abbandonano il processo se non l’ottengono. Da questo si può dedurre che la chiave per coinvolgere le persone sia aiutarle a rispondere a queste domande”
Come ti anticipavo, queste sono le mie 3 regole, ma nel libro potrai scoprire numerosi altri consigli per stimolare il coinvolgimento e ricavare quindi le tue personali regole d’oro.
Fin qui abbiamo parlato di come gestire una riunione, ma quali sono gli strumenti forniti dal pensiero visuale per renderle più efficaci?
A questa domanda risponde la terza sezione del libro che illustra sette formati di visualizzazione:
• Poster/Icone
• Liste
• Cluster
• Griglie
• Diagrammi
• Disegni e
• Mandala.
Ognuno di questi formati ha una propria finalità che troverai descritta in “Riunioni Visuali”, insieme a pregi, limiti e suggerimenti per il loro utilizzo. Solo un piccolo spoiler: hai bisogno di attivare il confronto? Utilizza i cluster!
Ma quando è efficace l’utilizzo delle tecniche visuali?
La visualizzazione è molto utile per risolvere problemi, progettare e pianificare.Troverai strumenti e tecniche da applicare per questi scopi nella sezione 3, mentre la sezione 4 è interamente dedicata all’utilizzo della grafica per attivare i piani e ottenere risultati.
Questa sezione Illustra infatti “come usare le riunioni visuali a sostegno dell’azione e i tipi di riunioni relativi alle prestazioni del team, ai processi decisionali, alle gestione di progetto, alla formazione, all’innovazione e ai processi di cambiamento”.
Un esempio pratico per sancire una decisione? Disegna un grafico della decisione (in Riunioni Visuali scoprirai come farlo), fallo firmare a tutti i partecipanti e infine scatta una foto di gruppo davanti al grafico. Al termine della riunione spedisci a tutti grafico e fotografia, vedrai che il coinvolgimento sarà assicurato!
Arriviamo ora ai Pro e Contro del libro
Pro: fornisce numeri strumenti efficaci per rendere più produttive le tue prossime riunioni
Contro: in alcuni punti ho trovato ostico seguire il filo logico scelto dall’autore. Comunque consigliato soprattutto per chi gestisce gruppi e più in generale a chiunque debba sedere al tavolo di una riunione.
