È possibile un mondo in cui non useremo più la posta elettronica? Per l’autore, Cal Newport, non solo è possibile ma addirittura inevitabile.

Uno studio dice che in media un impiegato riceve 126 email al giorno e controlla la casella ogni 3 minuti. Se vi ritrovate in questi dati, benvenuti nel club!

Il libro è nato da un fatto di cronaca che ammetto di essermi persa oppure ho semplicemente rimosso. Nel 2010 un virus informatico ha bloccato per 6 settimane un ufficio del congresso Americano e tale Nish Archarya si è ritrovato a dover mandar avanti il lavoro, tra riunioni alla Casa Bianca, di staff e appuntamenti, senza usare le email.

Cos’è successo? Niente. Il lavoro non si è mai fermato. La produttività è aumentata. Come ha fatto? Alzava il telefono quando doveva chiedere una cosa (e tutti sanno che è più semplice una mail per chiedere una caz***a che chiamare e fare la stessa domanda) e vedeva la gente di persona. Sì, così si faceva nell’era pre-email.

L’autore è partito da questo e dal suo altro libro “Deep Work” (di cui trovate la recensione qui) per riflettere su come la posta elettronica, anche per il fatto di essere “gratis”, abbia moltiplicato esponenzialmente i messaggi odierni, creando non solo distrazione e diminuzione dell’attenzione e della produttività ma anche, inevitabilmente, un aumento dell’ansia nell’uomo moderno.

La mente alveare attiva

Le email riducono la produttività. L’autore vi spiega bene cosa intende con questa affermazione e in parte mi trovo d’accordo. Il sistema della “mente alveare iperattiva” teorizzato da Newport sostiene che siamo in un “flusso di lavoro incentrato su una conversazione continua, alimentata da messaggi imprevisti e non strutturati”.

Quello che si cerca di capire è come possa essere diventato “lavoro” leggere le email, attività che dovrebbe aiutarci a coordinarlo il lavoro e non diventare essa stessa parte di questo. Passiamo più tempo a leggere e rispondere alle email che a lavorare davvero.

Per questo la continua interruzione di email e messaggistica ci rendono meno produttivi, la distrazione aumenta e la concentrazione è sempre più bassa e ci porta a impiegare più tempo per finire i nostri compiti.

L’email ci rende infelici. 

Non a caso nel 2017 in Francia è entrata in vigore una legge che regola l’uso delle email fuori dall’orario lavorativo con l’obiettivo di evitare i burn out. Recentemente è stata fatta la stessa cosa in Portogallo. Non a caso tante piccole incomprensioni nascono proprio dall’incapacità di leggere un’email con il tono (sarcastico ad esempio) con cui viene scritta generando poi screzi tra i colleghi, e quindi anche infelicità verso il proprio lavoro che spesso sfocia proprio in uno stato di ansia, depressione e crisi.

Principio del capitale attentivo

Come cambiare quindi? Partendo ad esempio dal Principio del capitale attentivo che sostiene che la produttività del settore della conoscenza può aumentare notevolmente se individuiamo flussi di lavoro che ottimizzano la capacità del cervello umano di aggiungere valore alle informazioni, in maniera sostenibile.

Cosa significa? Lo scoprite nel libro dove vengono prese in esame alcune idee specifiche riguardo ai possibili migliori impieghi di capitale attentivi. Scoprirete il valore dell’ottimizzare i processi anziché del cercare di ottimizzare le persone, e anche l’importanza di separare il lavoro specializzato dagli incarichi amministrativi. Verrà presentata la tesi secondo cui è necessario ridurre in maniera decisa la quantità di lavoro che ci si aspetta che il lavoratore intellettuale medio riesca sempre a completare.

Troverete anche case study che riguardano individui come Lasse Rheingans, che dal 2019 porta avanti un esperimento nella sua azienda con giornate lavorative di sole 5 ore (dalle 8 alle 13) con tempi massimi per le riunioni e spazio ridotto per le email, nonchè zero lavoro fuori dall’ufficio. Utopia? No, semplice organizzazione dei processi (e coach assunti apposta per aiutare i dipendenti a ridurre lo stress e a rilassarsi).

Un libro non solo teorico, ma con tanti spunti da seguire subito per migliorare la vostra vita lavorativa, fin da domani.

In conclusione

A chi è rivolto? A chiunque faccia un lavoro intellettuale che lo “costringe” a stare davanti al pc per qualche ora e a lavorare anche in team. A chi sente che sta iniziando a perdere la ragione stando dietro a tutte le email in entrata la mattina. A chi controlla le email anche a mezzanotte e nei weekend. 

È da avere in libreria? Noi che lavoriamo in questo mondo dovremmo leggerlo, più volte. Per ricordarci che lavorare tanto non vuol dire lavorare di più e che il burn out è sempre dietro l’angolo. Agire prima di questo sarebbe meglio!