Se ti sei mai trovato a gestire un team o a iniziare a lavorare ad un nuovo progetto con altre persone ti sarai forse trovato anche tu davanti a team che non collaborano, che non dimostrano il minimo interesse per quello che stai facendo, o che si sta facendo insieme, demotivati o completamente muti. Cosa fare quindi per ottenere partecipazione e adesione da parte di tutti i membri di un team affinché le prestazioni migliorino? 

In questo nuovo libro della collana Manga Manager di Apogeo l’autrice, Mazuni Tani, ci parla di facilitazione. Il libro fa parte della collana lanciata dalla casa editrice del gruppo Feltrinelli sulla scia di una collana giapponese in cui si uniscono i Manga alla classica narrazione di un libro. La particolarità sta proprio nel vedere rappresentati i concetti che si vogliono trasmettere tramite storie che ti portano dentro i processi. In questo modo ti sembrerà di vivere la storia stessa, e capirai in modo semplice e immediato i punti cardine del libro.

Che cos’è la facilitazione

La facilitazione è l’abilità di un leader facilitatore di far funzionare bene il proprio team. In generale, per riuscire a far questo sono necessarie due capacità. 

“La prima è saper tirar fuori sia i lati positivi, come motivazioni ed idee, sia i lati negativi di un’opinione, come lamentele e critiche. Un luogo di lavoro in cui si è liberi di dar voce a ogni opinione e il tipo di ambiente che crea un team forte e flessibile. Dopo aver fatto emergere le opinioni del team, bisogna accorparle. Accorpare è l’azione di raccogliere qualcosa di disseminato, come le idee di una riunione, e fonderle in un unico blocco. Facendo questo, i componenti del team possono allineare i propri intenti, con il fine di creare una Visione condivisa e un obiettivo per il team stesso, e chiarire le opinioni di tutti.”

Si ma come si fa? Lo so che tu vuoi sempre arrivare subito al dunque. Vuoi il decalogo per diventare un facilitatore in modo facile  (il gioco di parole è voluto!). Ma come ti dico spesso, la formula magica per risolvere i tuoi problemi in un 3,2,1 non esiste. E vale anche in questo caso. Per quanto il libro inizi con delle semplici “lezioni” che ti aiuteranno da subito ad affrontare in maniera diversa una riunione o un team.

I quattro stadi della competenza

Ma andiamo al sodo: per acquisire capacità di facilitazione prima di tutto è utile apprendere i quattro stadi della competenza. Questa teoria, proposta già negli anni 70, illustra il processo di apprendimento di una nuova capacità.

Le fasi sono:

1. Incompetenza inconsapevole (non possiamo lavorare su cose che non conosciamo, ne possiamo sviluppare il desiderio di imparare. La prima fase è quando non solo non possediamo una certa capacità, ma non sappiamo nemmeno della sua esistenza)
2. Incompetenza consapevole (la fase dei tentativi. È la fase in cui so cosa devo fare ma, per qualche ragione, non riesco a far funzionare le cose)
3. Competenza consapevole (aumentando di livello acquisiamo delle capacità ma non siamo abituati ad utilizzarle e potremmo ricadere nelle vecchie abitudini. Qui è il momento di impostare un piano per non dimenticare)
4. Competenza inconsapevole (ci siamo: abbiamo fatto nostre le abilità di facilitazione. Riesci a metterle in pratica in modo naturale e incosciente. Dovremmo quindi riuscire a far funzionare senza intoppi un team e produrre buoni risultati. Ma se non è così, significa che abbiamo ancora da imparare)

A cosa servono le riunioni

Tutti odiano le riunioni. Non mentiamo. Quando arriva la notifica di un “ti ho inserito in una call al volo” vorremmo lanciare il telefono contro il muro (o il pc giù dalla finestra) nel 90% dei casi.

E questo perchè nella stragrande maggioranza dei casi le riunioni sono inutili e inconcludenti; o sono viste come tali. Come fare quindi per partire già con il piede giusto? Poche semplici regole di base:

• Definire gli orari di inizio e fine (no a riunioni infinite, abbiamo un limite di attenzione e concentrazione troppo basso e sempre altro lavoro da fare)
• Definire il tema della riunione e il ruolo dei partecipanti (banale ma spesso dimenticato)
• Dare voce a tutti (se inseriamo qualcuno in una riunione è perché ha un ruolo, riconosciamoglielo e facciamolo esprimere)
• Arrivare a una conclusione (mai finire con “ne parliamo la prossima volta”. Anche piccola, ma una conclusione alla riunione ci deve essere; altrimenti sarà davvero stata inutile).

Ma come si conducono poi le riunioni? Che domande vanno fatte e come vanno poste? Quale è la mentalità necessaria ad un project leader e cosa deve sapere (di business)? Le risposte sono nel libro.

I team esistono per fare cose che da soli non possiamo fare. Questo è l’insegnamento più grande che ti porterai a casa. E non è cosi banale come credi. Perchè spesso, anche in team, anche da leader, abbiamo TUTTI la tendenza a fare da soli. Spesso funziona. Spesso funziona talmente bene che facciamo tutto da soli. Fino ad accorgerci che abbiamo lasciato il nostro team allo sbaraglio, insoddisfatto, e che abbiamo perso la cooperazione. E dato che, come dicevamo, da soli non si può far tutto, arriverà il momento in cui avremo bisogno del team e questo non sarà più disponibile a farlo, o allineato su cosa stiamo facendo e perché.

Imparerai a usare la Lavagna. No, non sto scherzando. È un metodo di facilitazione, e sembra funzioni proprio bene. 

A chi è adatto questo libro? Dire imprenditori e team leader sarebbe riduttivo. Saper gestire più persone è una skill che viene utile sempre, ogni giorno. Sul lavoro e nella vita quotidiana. Perché quindi non imparare qualcosa di nuovo che può sempre servirci ad esempio anche solo per organizzare una cosa divertente come un party di Natale senza stress?