“Tutto e subito”. Bastano queste tre parole per riassumere il momento storico che stiamo vivendo. Si vive in perenne stato di accelerazione. E se pensavamo che il Covid avrebbe rallentato e migliorato la situazione abbiamo scoperto che non solo non è successo, ma che anzi, ha peggiorato le cose.

La globalizzazione, la tecnologia e internet sono sicuramente alla base di questa rincorsa al “tutto e subito”. Nelle aziende il “medio-lungo termine” non esiste quasi più e questo si riflette sulle persone che vi lavorano. 

Diventa chiara, ormai, come la capacità di gestire il tempo in modo efficiente ed efficace divenga cruciale per lavorare e vivere senza soccombere dal punto di vista del benessere personale.

L’obiettivo di questo libro è chiaro e dichiarato fin dalla prefazione:”garantire a chi ci sta leggendo di impadronirsi di tecniche e strumenti per riuscire a barcamenarsi nel “casino” che deve gestire, sia in ambito professionale, sia nel contesto personale e familiare, perché ciò di cui parleremo sarà indifferentemente applicabile a tutti gli ambiti della vita di chi ci sta leggendo.” Continua a leggere per scoprire come!

Sin dall’antica Grecia il tempo è una questione seria. La frase che usiamo però fino dalla notte dei tempi per giustificarci risulta essere un “no sense”: dire “non ho avuto tempo” non è una giustificazione. Non è mai una (sola) questione di tempo, perchè abbiamo 24 ore tutti, tutti i giorni, in modo uguale.

È il modo in cui lo usiamo che lo rende spesso poco e non ci permette di portare a termine i nostri impegni. Accettare che la nostra non è una mancanza di tempo ma un problema di gestione dello stesso è il primo passo. Il secondo è cambiare l’acronimo ASAP (as soon as possible) in As sustaineble as possible: cioè darci scadenze adeguate, non mettere pressioni agli altri con il classico “mi serviva per ieri” ma lavorare sulla sostenibilità del lavoro.

Gestione del tempo: come si fa?

Le tecniche di gestione del tempo suggeriscono di lavorare su quattro azioni fondamentali:

• prevedere;
• priorizzare;
• pianificare;
• programmare.

Si legge nel libro: “una buona organizzazione del tempo comincia con un’accuratezza di previsione. [..] Da un accurato processo di previsione deriverà un piano delle cose da fare completo. [..] Priorizzare significa decidere cosa è opportuno fare prima e cosa fare dopo. [..] Programmare significa invece assegnare ad ogni attività uno spazio di tempo ben definito. Affinché questa azione abbia successo è necessario effettuare una corretta stima della durata di ogni singola attività.”

Semplice, no? No. Perché in questo processo cosi ben organizzato intervengono sempre comportamenti e fattori psicologici (singoli di ogni persona) che vanno a minare il tutto.

Gestione del tempo, quale metodo usare?

Scoprirai che la prima attività da fare per organizzare il tempo è prendersi del tempo per organizzare il tempo. Non è uno scioglilingua, piuttosto un ossimoro. 

Esistono diverse tecniche/metodologie per organizzare la nostra settimana lavorativa e le troverai tutte nel capitolo 3. Se conosci solo la matrice di Eisenhover preparati a coprirne tanti altri, a imparare la differenza tra agenda e to do list, e ad individuare i nostri “ladri di tempo”.

Gli ostacoli alla gestione del tempo

Esistono otto principali ostacoli a una buona gestione del tempo: 

• non saper distinguere le priorità, 
• non gestire le proprie cose in maniera ordinata,
• non riuscire a dire di no alle richieste altrui, 
• lasciarsi interrompere o distrarre,
• procrastinare,
• voler far troppe cose contemporaneamente,
• voler fare tutto in modo perfetto,
• non saper bilanciare.

Come risolvere l’ostacolo che ti “azzoppa” l’agenda sta a te scoprirlo e risolverlo, usando i consigli del libro ovviamente.

La delega come strumento di efficientamento dell’uso del tempo

Delegare significa “trasferire un’area di autonomia in modo stabile e duraturo verso qualcuno/a”. La definizione segnala alcuni aspetti cruciali, mancando i quali non ricorrono le condizioni per un comportamento effettivamente delegante: l’autonomia e la non occasionalità. Ma c’è anche un altro aspetto che entra in gioco: l’equilibrio tra delega e controllo. Spesso infatti deleghiamo meno di quanto potremmo/dovremmo per alcuni semplici motivazioni: pensiamo che l’attività delegate verranno svolte con minore efficacia da chi deleghiamo, abbiamo una forte avversione al rischio, un elevato desiderio di centralità e ci nascondiamo dietro, di nuovo, alla scusa della mancanza di tempo (un paradosso).

Il paradigma dell’urgenza e la risposta istantanea

Siamo arrivati al punto che tutto è urgente, viviamo in una perenne emergenza; siamo nel punto in cui le priorità non esistono più perchè è tutto prioritario. Sicuramente il lookdown ha incentivato questo lavorare in maniera forsennata per rispondere a quella che si, allora, era un’emergenza vera. Ma quello che ci sta guidando negli ultimi anno è proprio “La sindrome dell’urgenza”: viviamo in perenne stato di adrenalina da scadenza. E anche quando potremmo portarci avanti con il lavoro, per evitarla, non lo facciamo.

Come si rompe questo schema?

• Ridurre le risposte immediate: Non siamo chirurgi, non salviamo vite. Non possiamo vivere in perenne ansia da risposta alle email o ai Whatsapp (il male assoluto per me – ndr). Anche se aspettiamo qualche ora a rispondere, dedicando magari del tempo proprio per solo questa attività senza farci distrarre in continuazione il mondo va avanti. A dimostrarlo il fatto che fino a 15 anni fa non esisteva WA e siamo ancora tutti qui.
• Saper dire di No. A me riesce particolarmente bene, ma è stato faticoso imparare a farlo. Essere consapevoli di non poter fare un lavoro è un primo passo e saper dire di no non deve spaventarci, anzi: dovrebbe essere un motivo di vanto e di professionalità saper spiegare le nostre ragioni e dare delle alternative.
• Negoziare: Non esiste solo SI o No. Negoziare è strategico ed essenziale.

Strumenti di gestione del tempo

L’ultima parte del libro è quella più pratica. Non solo piccoli esercizi per capire e analizzare il nostro modo di lavorare e il tempo che impieghiamo, o come lo impieghiamo; ma anche qualche tecnica e suggerimento per “vivere meglio” e imparare ad adattarci ad un metodo di lavoro diverso.

Tranquillo, c’è anche un intero capitolo sugli strumenti DIGITALI e la gestione del tempo, che ti insegnerà anche a gestire meglio email, call e video call. Sta poi a noi mettere in pratica quanto imparato.

Se in questi ultimi anni sono aumentati i casi di bournout e le dimissioni di massa sono all’ordine del giorno non è sempre e solo colpa dell’ambiente lavorativo. O meglio, lo è. Ma solo perchè siamo noi a permetterlo e a non saperci “regolare”. Lungi da me dare giudizi in merito (questa recensione viene scritta di domenica mattina). Faccio corsi di time management da quando ho aperto p.iva quasi 10 anni e li consiglio sempre a tutti i nuovi freelance.

Questo libro è un buonissimo punto di partenza per chi ha bisogno di capire cosa non sta funzionando nel suo modo di lavorare. È un libro che ti permette di prendere coscienza su tante brutte abitudini che abbiamo, o che hanno all’interno del nostro team o post di lavoro.

Perché prima di scaricare e usare tool di tutti i tipi, che poi abbandoniamo dopo una settimana perché sembrano complicarci la vita invece di salvarla, dobbiamo capire quale è il nostro problema  e mettere in pratica delle buone abitudini. Solo così poi la tecnologia ci potrà davvero aiutare.

E se volete i miei 2 cents: abbandonate i whatsapp, usate le email e scrivetevi tutto su todoist.